Trong một cuộc họp, việc một quy trình kéo dài thêm hai tháng chỉ là một dòng trong biên bản. Ở phía cuối chuỗi, đó có thể là một người bệnh phải đổi phác đồ, một người khác phải bỏ tiền mua ngoài, và một bác sĩ phải giải thích điều mình không quyết định được.
Vì sao quy trình dài
- Gồm nhiều bước với nhiều cấp phê duyệt
- Mỗi bước có thời hạn tối thiểu theo quy định
- Xây dựng giá kế hoạch cần thu thập nhiều dữ liệu
- Đánh giá hồ sơ cần thời gian và nhân lực
- Vướng ở bất kỳ bước nào cũng phải quay lại
- Không có nhà thầu thì phải tổ chức lại từ đầu
Các quy định về thời hạn tồn tại để bảo đảm tính công bằng và cho nhà thầu đủ thời gian chuẩn bị. Chúng không phải thủ tục vô nghĩa, nhưng chúng cộng lại thành một khoảng thời gian dài.
Những điểm hay tắc
- Xây dựng và phê duyệt giá kế hoạch
- Không có nhà thầu tham gia với một số mặt hàng
- Kiến nghị và làm rõ hồ sơ
- Thẩm định và phê duyệt kết quả
- Thương thảo và ký hợp đồng
Điểm đầu tiên là điểm tắc phổ biến nhất, vì nó đòi hỏi vừa có dữ liệu vừa có người dám ký.
Yếu tố tâm lý trong phê duyệt
- Người ký chịu trách nhiệm nếu giá bị cho là cao
- Nhưng ít khi bị quy trách nhiệm nếu quy trình chậm
- Động lực nghiêng về phía thận trọng quá mức
- Thà chậm còn hơn ký một quyết định có thể bị xem xét lại
- Hệ quả là nhiều vòng rà soát và xin ý kiến
Sự bất cân xứng này là vấn đề cấu trúc chứ không phải vấn đề của cá nhân nào, và nó chỉ giải quyết được bằng cách thay đổi cách đánh giá trách nhiệm.
Hệ quả trong bệnh viện
- Một số mặt hàng hết trong khi chờ kết quả
- Phải dùng phương án thay thế trong danh mục còn lại
- Bác sĩ phải điều chỉnh phác đồ theo thứ có sẵn
- Kê đơn cho người bệnh mua ngoài
- Tăng tải cho bộ phận dược về việc điều phối
Việc phải điều chỉnh phác đồ theo thứ có sẵn thay vì theo thứ phù hợp nhất là điều không ai muốn, kể cả bác sĩ.
Hệ quả với người bệnh
- Phải mua thuốc bên ngoài
- Ảnh hưởng tới phần được bảo hiểm chi trả
- Gián đoạn điều trị nếu không mua được ngay
- Phải đi lại nhiều nơi để tìm thuốc
- Lo lắng và mất niềm tin
Với người bệnh mạn tính đang ổn định trên một phác đồ, việc phải đổi thuốc giữa chừng không chỉ là bất tiện.
Các phương án tình thế
- Mua sắm theo hình thức rút gọn trong tình huống cấp bách
- Điều chuyển thuốc giữa các cơ sở
- Sử dụng kết quả thầu của đơn vị khác nếu quy định cho phép
- Gia hạn hợp đồng cũ trong thời gian chờ
- Mỗi phương án đều có điều kiện và giới hạn
Các cơ chế linh hoạt này tồn tại nhưng phải có điều kiện chặt, nếu không chúng sẽ trở thành cách lách quy trình thông thường.
Bài toán giữa linh hoạt và kiểm soát
- Quy trình chặt giúp minh bạch và tránh tiêu cực
- Nhưng làm chậm và cứng nhắc
- Nới lỏng giúp linh hoạt nhưng mở ra rủi ro
- Mỗi lần có vụ việc thì quy định thường được siết thêm
- Siết thêm lại làm quy trình chậm hơn
Đây là vòng lặp mà nhiều hệ thống hành chính rơi vào: mỗi sự cố sinh thêm một lớp kiểm soát, và các lớp cộng lại làm hệ thống khó vận hành.
Những gì có thể cải thiện
- Dữ liệu giá minh bạch và cập nhật để rút ngắn khâu xây dựng giá
- Cơ chế điều chỉnh giá kế hoạch khi đầu vào biến động
- Quy định rõ ràng để giảm việc phải xin ý kiến
- Bảo vệ người quyết định khi họ làm đúng quy trình
- Mua sắm tập trung cho các mặt hàng phù hợp
- Cảnh báo sớm về nguy cơ thiếu
Mục thứ tư là điều kiện để các mục khác phát huy tác dụng. Không ai dám quyết nhanh nếu quyết đúng quy trình vẫn có thể bị xem xét lại về sau.
Người bệnh nên làm gì
- Hỏi bác sĩ về phương án thay thế trong danh mục hiện có
- Hỏi rõ nếu phải mua ngoài thì có được thanh toán không
- Giữ hoá đơn và đơn thuốc
- Không tự ngừng thuốc điều trị bệnh mạn tính
- Không tìm mua qua kênh không chính thức
- Biết tên hoạt chất mình đang dùng
Biết tên hoạt chất là điều hữu ích nhất trong tình huống này, vì nó cho phép tìm sản phẩm thay thế hợp pháp một cách nhanh chóng.
Trách nhiệm không nằm ở một chỗ
- Không phải lỗi của bác sĩ điều trị
- Không phải lỗi của dược sĩ bệnh viện
- Không phải lỗi của một doanh nghiệp cụ thể
- Là kết quả của cách hệ thống được thiết kế
- Cải thiện đòi hỏi thay đổi ở nhiều tầng
Người bệnh bực bội với bác sĩ hoặc với nhân viên bệnh viện là điều dễ hiểu nhưng không đúng chỗ. Họ cũng đang làm việc trong những ràng buộc mà họ không đặt ra.
Vì sao đây là vấn đề chung
- Mọi hệ thống y tế công đều có căng thẳng này
- Giữa tính chặt chẽ của mua sắm công và tính cấp bách của y tế
- Giữa kiểm soát chi phí và bảo đảm nguồn cung
- Cách xử lý khác nhau nhưng bản chất giống nhau
- Không có mô hình nào giải quyết được hoàn toàn
Điều thực tế nhất có thể kỳ vọng không phải là một hệ thống không bao giờ thiếu thuốc, mà là một hệ thống phát hiện nguy cơ sớm và có cơ chế xử lý nhanh khi nó xảy ra.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao quy trình đấu thầu lại kéo dài?
Vì nó gồm nhiều bước với nhiều cấp phê duyệt, từ xác định nhu cầu, lập kế hoạch, phê duyệt, phát hành hồ sơ, đánh giá tới thương thảo hợp đồng. Mỗi bước có thời hạn riêng và có thể phải làm lại nếu vướng.
Bệnh viện thiếu thuốc thì người bệnh phải làm gì?
Hỏi bác sĩ về phương án thay thế trong danh mục hiện có. Nếu phải mua ngoài thì hỏi rõ về khả năng được thanh toán và giữ lại hoá đơn cùng đơn thuốc.
Vì sao không cho mua nhanh khi cấp bách?
Có cơ chế cho tình huống cấp bách, nhưng nó phải có điều kiện và giới hạn để không trở thành cách lách quy trình thông thường. Việc cân bằng giữa linh hoạt và kiểm soát là bài toán khó.
Đây là vấn đề của riêng một nơi hay chung?
Mọi hệ thống y tế công đều đối mặt với căng thẳng giữa tính chặt chẽ của quy trình mua sắm và tính cấp bách của nhu cầu điều trị. Cách xử lý khác nhau nhưng bản chất vấn đề là chung.