Một người ra nhà thuốc mua hộp thuốc là một giao dịch đơn giản. Một bệnh viện mua cùng loại thuốc đó cho hàng nghìn người bệnh trong một năm lại là chuyện hoàn toàn khác, đi qua một quy trình nhiều bước với nhiều bên tham gia. Hiểu cơ chế này giải thích được khá nhiều điều mà người bệnh thường thấy khó hiểu.
Vì sao phải có cơ chế riêng
- Bệnh viện công dùng nguồn tiền công và tiền quỹ bảo hiểm
- Tiền không phải của người ra quyết định mua
- Cần cơ chế bảo đảm cạnh tranh và minh bạch
- Cần kiểm soát để tránh tiêu cực trong lựa chọn
- Quy mô mua rất lớn nên chênh lệch nhỏ cũng thành số tiền lớn
Điểm thứ hai là gốc rễ của toàn bộ hệ thống quy định. Khi người quyết định không tiêu tiền của mình thì cần cơ chế thay cho động lực tự nhiên của thị trường.
Những mục tiêu cùng lúc
- Bảo đảm có đủ thuốc cho điều trị
- Bảo đảm chất lượng thuốc
- Sử dụng nguồn lực hiệu quả
- Minh bạch và có thể kiểm tra được
- Công bằng giữa các nhà cung cấp
Năm mục tiêu này đôi khi kéo nhau về những hướng khác nhau, và phần lớn tranh luận về đấu thầu thuốc thực chất là tranh luận về cách cân bằng chúng.
Các bên tham gia
- Cơ sở y tế là bên mời thầu, hoặc một đơn vị mua sắm tập trung
- Doanh nghiệp dược là nhà thầu
- Cơ quan quản lý ban hành quy định và giám sát
- Cơ quan bảo hiểm liên quan tới phần chi trả
- Hội đồng thuốc và điều trị của bệnh viện tham gia xác định nhu cầu
Hội đồng thuốc và điều trị là bộ phận ít được biết tới nhưng có vai trò quan trọng, vì họ quyết định danh mục thuốc bệnh viện sẽ dùng.
Bắt đầu từ việc xác định nhu cầu
- Dựa trên mô hình bệnh tật và số lượt điều trị
- Dựa trên dữ liệu sử dụng của các kỳ trước
- Dự báo cho kỳ tiếp theo
- Xác định danh mục hoạt chất và số lượng
- Dự báo sai dẫn tới thừa hoặc thiếu
Dự báo nhu cầu là khâu kỹ thuật khó: dự báo thiếu thì hết thuốc giữa kỳ, dự báo thừa thì tồn kho và có nguy cơ hết hạn.
Lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu
- Chia gói thầu theo nhóm thuốc
- Xác định hình thức lựa chọn nhà thầu
- Xác định giá kế hoạch cho từng mặt hàng
- Trình phê duyệt theo thẩm quyền
- Đây là khâu tốn thời gian đáng kể
Cách chia gói ảnh hưởng tới việc có bao nhiêu nhà thầu quan tâm tham gia, nên nó cũng là quyết định có tính chiến lược.
Hồ sơ mời thầu
- Mô tả yêu cầu về từng mặt hàng
- Quy định tiêu chuẩn đánh giá năng lực nhà thầu
- Quy định tiêu chuẩn đánh giá kỹ thuật
- Quy định cách xét giá
- Quy định điều kiện hợp đồng
- Được công bố công khai
Hồ sơ mời thầu là tài liệu định hình toàn bộ cuộc thầu. Một yêu cầu kỹ thuật viết quá hẹp có thể vô tình loại bỏ hầu hết nhà thầu tiềm năng.
Nhà thầu chuẩn bị hồ sơ
- Chứng minh tư cách pháp lý và năng lực
- Chứng minh sản phẩm đáp ứng yêu cầu kỹ thuật
- Cung cấp giấy tờ về số đăng ký và tiêu chuẩn nhà máy
- Đề xuất giá
- Cam kết về khả năng cung ứng
Cam kết cung ứng là phần quan trọng vì trúng thầu rồi mà không giao được hàng thì hậu quả rơi vào người bệnh.
Đánh giá theo nhiều bước
- Đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ
- Đánh giá năng lực và kinh nghiệm
- Đánh giá về kỹ thuật
- Chỉ hồ sơ đạt các bước trên mới được xét giá
- Xếp hạng và thương thảo hợp đồng
Thứ tự này rất quan trọng: giá chỉ được xem xét trong số những hồ sơ đã vượt qua các vòng về năng lực và kỹ thuật, chứ không phải xét giá trước.
Vì sao giá vẫn thường là yếu tố quyết định
- Trong cùng một nhóm kỹ thuật, các sản phẩm được coi là tương đương
- Khi đã tương đương thì tiêu chí phân biệt còn lại là giá
- Đây là lý do việc phân nhóm kỹ thuật quan trọng tới vậy
- Phân nhóm hợp lý thì cạnh tranh giá diễn ra giữa các sản phẩm thật sự tương đương
- Phân nhóm không hợp lý thì tạo ra so sánh khập khiễng
Phần lớn tranh luận về chất lượng thuốc trúng thầu thực chất là tranh luận về cách phân nhóm, chứ không phải về nguyên tắc xét giá.
Sau khi có kết quả
- Công bố kết quả lựa chọn nhà thầu
- Ký hợp đồng cung cấp
- Nhà thầu giao hàng theo tiến độ
- Bệnh viện kiểm nhận và nhập kho
- Theo dõi việc thực hiện hợp đồng
Kết quả trúng thầu được công bố công khai, và đó là một phần của cơ chế minh bạch.
Những vấn đề thường gặp
- Quy trình kéo dài dẫn tới gián đoạn cung ứng
- Không có nhà thầu tham gia với một số mặt hàng
- Nhà thầu trúng nhưng không giao đủ hàng
- Dự báo nhu cầu lệch so với thực tế
- Tranh chấp về đánh giá hồ sơ
Tình trạng không có nhà thầu tham gia hay xảy ra với các thuốc giá thấp, lợi nhuận mỏng nhưng vẫn cần thiết cho điều trị.
Ảnh hưởng tới người bệnh
- Thuốc được dùng trong bệnh viện là thuốc đã trúng thầu
- Có thể khác nhà sản xuất so với thuốc quen dùng ở ngoài
- Đấu thầu chậm có thể dẫn tới thiếu thuốc
- Thiếu thuốc trong bệnh viện đẩy người bệnh ra mua ngoài
- Điều đó ảnh hưởng tới phần được bảo hiểm chi trả
Đây là chỗ mà một quy trình hành chính nghe khô khan lại chạm trực tiếp vào túi tiền và vào việc điều trị của người bệnh, và cũng là lý do chủ đề này đáng được hiểu rõ.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao bệnh viện không mua thuốc trực tiếp như người dân?
Vì bệnh viện dùng nguồn tiền công và tiền quỹ bảo hiểm, nên việc mua sắm phải theo quy trình có cạnh tranh và minh bạch. Đấu thầu là cơ chế để bảo đảm điều đó.
Đấu thầu có phải chỉ nhằm chọn giá thấp nhất không?
Không. Nhà thầu phải vượt qua vòng đánh giá về năng lực và kỹ thuật trước, giá chỉ được xét trong số những hồ sơ đã đạt. Nhưng trong cùng một nhóm kỹ thuật thì giá thường là yếu tố quyết định.
Vì sao thuốc trong bệnh viện đôi khi khác thuốc tôi vẫn mua ngoài?
Vì bệnh viện dùng sản phẩm đã trúng thầu, có thể là của nhà sản xuất khác dù cùng hoạt chất và hàm lượng. Nếu bạn thấy khác thì nên hỏi dược sĩ bệnh viện để được giải thích.
Ai chịu ảnh hưởng khi đấu thầu chậm?
Người bệnh chịu ảnh hưởng trực tiếp nhất, vì thiếu thuốc trong bệnh viện có thể dẫn tới phải mua ngoài hoặc phải chuyển sang phương án điều trị khác.