Giữa cửa nhà máy và quầy thuốc gần nhà bạn là một chuỗi có thể gồm vài khâu trung gian. Mỗi khâu thêm một lớp chi phí, nhưng cũng thêm một lớp chức năng mà nếu bỏ đi thì ai đó khác phải làm. Hiểu chuỗi này giải thích được cả chuyện giá lẫn chuyện chất lượng.
Vì sao cần trung gian
- Nhà sản xuất làm số lượng lớn của ít mặt hàng
- Nhà thuốc cần số lượng nhỏ của rất nhiều mặt hàng
- Khoảng cách này cần ai đó lấp
- Không thể giao hàng trực tiếp tới hàng chục nghìn điểm bán
- Trung gian gom hàng nhiều nguồn rồi chia nhỏ theo nhu cầu
Đây là chức năng cơ bản của khâu phân phối trong mọi ngành hàng, và trong ngành dược nó còn kèm yêu cầu về điều kiện bảo quản.
Các khâu trong chuỗi
- Nhà sản xuất hoặc nhà nhập khẩu
- Nhà phân phối cấp một, thường phủ toàn quốc
- Nhà phân phối khu vực hoặc đại lý
- Cơ sở bán lẻ là nhà thuốc và quầy thuốc
- Bệnh viện đi theo kênh riêng qua đấu thầu
Số tầng thực tế khác nhau tuỳ sản phẩm và tuỳ chiến lược của từng doanh nghiệp. Có sản phẩm đi qua nhiều tầng, có sản phẩm đi thẳng hơn.
Chức năng của khâu phân phối
- Kho bãi đạt tiêu chuẩn bảo quản
- Vận chuyển trong điều kiện phù hợp
- Gom hàng từ nhiều nhà sản xuất
- Chia nhỏ theo đơn hàng của từng khách
- Cấp tín dụng thương mại cho khách hàng
- Xử lý hàng trả lại và hàng thu hồi
- Cung cấp thông tin thị trường cho nhà sản xuất
Chức năng cấp tín dụng ít được nhắc nhưng quan trọng: nhà thuốc nhỏ thường lấy hàng trước và thanh toán sau, và ai đó phải gánh phần vốn đó.
Điều kiện để kinh doanh phân phối thuốc
- Phải có giấy phép kinh doanh dược phù hợp
- Phải có kho đạt tiêu chuẩn thực hành tốt bảo quản
- Phải có người phụ trách chuyên môn
- Phải có hệ thống quản lý và truy xuất
- Phải tuân thủ thực hành tốt phân phối
Đây là hoạt động kinh doanh có điều kiện, không phải ai có kho và xe tải cũng làm được.
Hợp đồng và quyền phân phối
- Nhà sản xuất có thể chọn một hoặc nhiều nhà phân phối
- Có thể trao quyền độc quyền cho một khu vực
- Hợp đồng quy định giá, chỉ tiêu và điều kiện
- Cũng quy định trách nhiệm về bảo quản và xử lý sự cố
- Là quan hệ thương mại nhưng có ràng buộc pháp lý về chất lượng
Độc quyền phân phối là con dao hai lưỡi: giúp quản lý chặt hơn nhưng giảm cạnh tranh ở khâu đó.
Mỗi tầng thêm gì vào giá
- Chi phí kho bãi và vận hành
- Chi phí vận chuyển
- Chi phí nhân sự và quản lý
- Chi phí vốn cho hàng tồn kho
- Rủi ro hàng hết hạn và hàng hỏng
- Biên lợi nhuận
Chi phí vốn cho hàng tồn kho là khoản lớn: phải trữ đủ hàng để không hết trong khi tiền nằm trong kho không sinh lời.
Xu hướng rút ngắn chuỗi
- Chuỗi nhà thuốc lớn mua trực tiếp từ nhà sản xuất
- Bỏ bớt được một số tầng trung gian
- Có hệ thống kho và vận chuyển riêng
- Quy mô lớn tạo vị thế thương lượng tốt hơn
- Nhưng cần đầu tư lớn vào hạ tầng
Sự xuất hiện của các chuỗi lớn làm thay đổi cấu trúc ngành, nhưng nhà thuốc lẻ vẫn giữ vai trò ở những nơi mà chuỗi không phủ tới.
Trách nhiệm trong chuỗi
- Mỗi khâu chịu trách nhiệm về giai đoạn hàng nằm trong tay mình
- Phải ghi chép điều kiện bảo quản và vận chuyển
- Phải kiểm tra khi nhận hàng
- Phải báo cáo khi phát hiện bất thường
- Phải tham gia vào việc thu hồi khi cần
Chuỗi trách nhiệm chỉ hoạt động khi mỗi khâu đều ghi chép đầy đủ. Một khâu không có hồ sơ là một đoạn đứt trong chuỗi truy xuất.
Vấn đề của hàng ngoài chuỗi
- Không biết đã đi qua những đâu
- Không biết điều kiện bảo quản trên đường
- Không có ai chịu trách nhiệm
- Không truy xuất được khi có sự cố
- Không nhận được thông báo thu hồi
- Là cửa vào chính của hàng giả
Mục cuối là lý do quan trọng nhất: hàng giả không thể chen vào chuỗi chính thức dễ dàng, nên nó tìm đường qua các kênh không chính thức.
Phân phối cho bệnh viện
- Đi theo kênh riêng qua kết quả đấu thầu
- Nhà thầu giao hàng theo hợp đồng
- Bệnh viện kiểm nhận và nhập kho
- Số lượng lớn và có kế hoạch nên ít tầng hơn
- Cũng có yêu cầu về tiến độ giao hàng
Kênh này gọn hơn về mặt tầng nhưng lại phức tạp hơn về mặt thủ tục ở đầu vào.
Những rủi ro trong khâu phân phối
- Vượt ngưỡng nhiệt độ trong vận chuyển
- Hàng hết hạn trong kho
- Nhầm lẫn giữa các sản phẩm giống nhau
- Hàng giả chen vào qua kênh không chính thức
- Đứt gãy nguồn cung tới một khu vực
Với thuốc, một lô đã hỏng do bảo quản sai nhìn bên ngoài y hệt lô tốt. Đây là lý do kiểm soát phải nằm ở quá trình chứ không ở việc nhìn sản phẩm.
Điều người mua có thể làm
- Mua ở cơ sở được cấp phép
- Yêu cầu hoá đơn
- Kiểm tra bao bì và hạn dùng khi nhận
- Chú ý nếu bao bì có dấu hiệu bất thường
- Giữ vỏ hộp trong thời gian dùng thuốc
Mua trong chuỗi chính thức là cách duy nhất người mua có thể dựa vào toàn bộ hệ thống kiểm soát phía sau, vì bản thân họ không có cách nào tự kiểm tra một viên thuốc.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao thuốc phải qua nhiều tầng phân phối?
Vì nhà sản xuất không thể trực tiếp giao hàng tới hàng chục nghìn điểm bán nhỏ lẻ trên cả nước. Các tầng trung gian gom hàng, chia nhỏ và phân phối tới từng khu vực.
Mỗi tầng có làm tăng giá không?
Có, vì mỗi khâu đều có chi phí vận hành và biên lợi nhuận. Nhưng chúng cũng thực hiện những chức năng mà nếu không có thì nhà sản xuất phải tự làm với chi phí có thể cao hơn.
Ai chịu trách nhiệm nếu thuốc bị hỏng trên đường đi?
Trách nhiệm được xác định theo từng chặng và theo hợp đồng giữa các bên. Đây là lý do việc ghi chép điều kiện bảo quản ở mỗi chặng lại quan trọng tới vậy.
Chuỗi nhà thuốc khác nhà thuốc lẻ ở chỗ nào?
Chuỗi thường mua trực tiếp với số lượng lớn nên bỏ bớt được một số tầng trung gian, đồng thời có hệ thống quản lý tập trung. Nhà thuốc lẻ thường mua qua nhà phân phối khu vực.